Chef de sous-bureau

Rattaché au : Directeur de Programme Pays (DPC) ou au responsable en cas d’absence

Contexte de l’organisation

L’Initiative africaine pour le secours et le développement (AIRD) est une ONG non partisane, laïque et à but non lucratif avec des bureaux de pays au Burkina Faso, au Burundi, au Cameroun, en République centrafricaine, au Tchad, en Éthiopie, au Niger, en République du Congo, au Soudan du Sud, en Tanzanie et en Ouganda. L’objectif de l’AIRD est de fournir un soutien technique opérationnel, y compris la chaîne d’approvisionnement, la logistique et l’infrastructure, en partenariat avec des organisations de secours et de développement opérant dans des zones touchées par des catastrophes, frappées par la pauvreté et axées sur le développement. L’AIRD travaille pour et par l’intermédiaire de partenaires, notamment des organismes des Nations Unies, des organisations donatrices internationales et nationales et des gouvernements.

Résumé du poste

Le Chef de la Sous-délégation est chargé d’assurer la gestion opérationnelle efficace de la Sous-délégation AIRD dans sa zone de responsabilité. Véritable chef d’orchestre, il coordonne et supervise les équipes support et techniques, veille à l’optimisation des ressources humaines, financières et matérielles, et veille au respect des politiques et normes organisationnelles.

Plus précisément, le Chef de Sous-délégation est le point focal technique national pour les opérations logistiques, y compris la gestion des garages, des flottes et des entrepôts, assurant la qualité, la performance et la conformité de ces opérations sur l’ensemble du territoire nigérien. Il/elle joue un rôle clé dans le développement et la diversification des services logistiques d’AIRD Niger, tout en pilotant le renforcement des capacités du personnel et des parties prenantes du projet dans le secteur de la logistique. Le Chef de Sous-délégation est également un moteur de l’innovation technique au sein de l’AIRD Niger, en promouvant de nouvelles approches et de nouveaux outils pour améliorer l’efficacité opérationnelle et la durabilité des interventions.

Gestion opérationnelle

• Veiller à ce que les opérations reçoivent en temps opportun des services de gestion, de soutien administratif, financier, financier et logistique pour atteindre les objectifs du projet

• Assurer le respect des systèmes et procédures de soutien administratif, logistique et de gestion

• Mettre en place des systèmes et des procédures de soutien, de gestion, administratif et logistique appropriés en coordination avec le directeur des opérations

• Gérer l’équipe de support et d’administration

• Superviser les écritures de caisse et le codage financier au bureau auxiliaire et au

• Favoriser une bonne communication et coordination entre l’équipe support, l’équipe administrative et l’équipe technique opérationnelle

• Mettre en œuvre des procédures opérationnelles normalisées (PON) pour les ressources humaines, l’approvisionnement, la logistique et les finances dans l’ensemble des programmes AIRD

• Participer à des réunions, des réseaux, des séminaires et des conférences pertinents et bénéfiques pour AIRD, sa mission et son mandat.

• Contribuer aux initiatives de collecte de fonds, le cas échéant

• Restez informé des activités de l’AIRD

Gestion d’atelier et de flotte

• Diriger, médier, soutenir et diriger toutes les questions relatives au garage

• Mettre à jour, organiser et définir les objectifs du personnel du garage en définissant les responsabilités en fonction du niveau d’activité du garage

• Prendre les mesures appropriées pour améliorer le rendement de l’atelier en fonction des résultats attendus et des ressources disponibles

• Mettre en œuvre et surveiller les activités de réparation et d’entretien de l’atelier

• Lors des réparations, assurez-vous qu’un journal de bord est mis à jour pour chaque trajet, conservé dans chaque véhicule et que l’exactitude et la lisibilité sont régulièrement vérifiées. Cela inclut de vérifier que toutes les périodes de maintenance sont enregistrées.

• S’organiser efficacement et être transparent dans la fourniture de pièces détachées dans la sous-délégation

• S’assurer que les procédures de gestion du garage et les procédures de gestion des pièces de rechange sont correctement mises en œuvre à tous les niveaux

• Superviser la distribution et la gestion du carburant pour les véhicules et les génératrices

• Intervalles d’entretien recommandés pour chaque véhicule

• S’assurer que la maintenance est effectuée à temps, dans le respect de la sécurité de chacun et des opérations attendues par le client

• S’assurer que tous les coûts d’exploitation du garage liés aux véhicules sont budgétisés, comptabilisés et rapportés de manière précise et opportune, conformément aux directives du projet.

• S’assurer que les véhicules gérés dans le garage ne sont conduits qu’avec une autorisation officielle et uniquement par des personnes autorisées par la direction. Ce contrôle des mouvements des véhicules permet de fournir des services efficaces et en temps opportun aux clients et aux bénéficiaires.

• S’assurer que tous les permis de conduire sont renouvelés en temps opportun et que des documents à jour sont transportés dans chaque véhicule

• Assurez-vous que l’assurance responsabilité civile est souscrite en temps opportun et que la documentation est conservée dans chaque véhicule.

• S’assurer que les conducteurs respectent en tout temps les lois du pays dans lequel ils exercent leurs activités et agir en tout temps avec courtoisie, bonnes manières et respect approprié

• S’assurer que le carburant de chaque véhicule est surveillé, enregistré et que des rapports précis sont soumis en temps opportun, au besoin.

• Ensure drivers are properly informed of any new legislation, local regulations, project guidelines and other information relevant to their duties, in a timely and efficient manner.

• Ensure that drivers and driver assistants are regularly assessed and supervised in their duties, health and behaviour and that recommendations are made to management without delay

• Other delegated work.

Warehouse Management

• Supervise, monitor and coordinate the movement of supplies

• Maintain proper documentation and update stock cards and bin cards

• Ensure the correct storage of items according to the requirements of each reference

• Prepare and submit a consolidated report on stock movements on a monthly basis

Fuel Management

• Plan transport and fuel operations in coordination with the submarine logistics officer

• Monitor vehicle movements to ensure timely delivery of services to the customer and beneficiaries

• Ensure that drivers comply with country laws and act with courtesy and professionalism at all times.

Human Resources

• Participate in the integration of new staff within the Sub-Delegation

• Carry out assessments of line staff in accordance with AIRD systems

• Support the systems and procedures for the selection, recruitment and discipline of the Sub-Delegation staff

• Participate in capacity building of national staff, identification of staff training needs and provision of mentoring support as appropriate.

Reports and Communications

• Delegation management meetings and briefings.

• Ensure timely and detailed production of internal AIRD program reports, in accordance with CPD guidelines

Représentation

• Représenter l’AIRD dans ses relations avec les autorités locales, les autres organisations et les ONG dans la zone d’opérations de la Sous-Délégation.

• Veiller à ce que toutes les parties concernées soient tenues informées des activités de l’AIRD, le cas échéant

• Soutenir le CPD dans son rôle de relations publiques et de communication dans le pays

Activité des donateurs et des partenaires

• Coordonner la collecte d’information et rédiger des propositions de financement et des budgets à soumettre au siège social pour approbation

• Identifier et recueillir des informations sur les futurs donateurs potentiels et les opportunités de financement

• Établir et entretenir des relations avec les donateurs, les partenaires et les autres parties

Gestion de l’information

• Élaborer et tenir à jour des systèmes d’enregistrement des activités, des résultats et de l’impact du programme

• Fournir des documents pertinents, des études de cas, des photographies, des événements et des contacts avec les médias en accord avec le profil de l’entreprise, l’identité et le message de l’AIRD, selon les directives du CPD et du département des communications du siège.

• Développer des formats de rapports internes appropriés et assurer des flux d’informations internes efficaces

Planification d’entreprise

• Contribuer aux plans d’affaires et aux budgets des programmes selon les directives du directeur des opérations.

• Aider le gestionnaire des opérations, au besoin, à planifier et à mettre en œuvre des activités et des événements dans le secteur du programme.

• Appui au suivi et à l’évaluation des activités du programme

• Assumer toute autre tâche appropriée au poste qui pourrait être exigée

Renforcement

• Proposer des plans de renforcement des capacités, d’apprentissage et de collaboration en utilisant les nouvelles technologies de l’information ;

• Faciliter l’élaboration de modules d’apprentissage appropriés aux activités de l’atelier et liés à la conduite de véhicules et de camions

• Organiser des événements d’apprentissage structurés pour l’AIRD et d’autres parties prenantes ;

• Soutenir l’élaboration et la mise en œuvre d’activités liées à la formation et au renforcement des capacités ;

• Élaborer et mettre en œuvre des outils pour effectuer des évaluations des capacités ; prendre l’initiative de mettre en œuvre des plans d’évaluation des capacités du personnel et choisir ces outils en utilisant les meilleures méthodes ;

Langues requises

Doit parler couramment le français et avoir une bonne connaissance pratique de l’anglais.

Qualifications minimales

• Au moins 5 ans d’expérience pratique en intervention humanitaire

• Diplôme d’Ingénieur en Mécanique

• Diplôme de troisième cycle dans une discipline pertinente

• Connaissance du processus de réforme humanitaire

• Compétences éprouvées en matière de réseautage et d’établissement de relations

• Solides compétences en matière d’analyse et de collecte d’informations

• Cultural sensitivity

• Significant work experience in a non-profit sector

• Excellent communication skills (oral and written) in French

• Proficiency in MS Office suite of applications and other computer systems

• Ability to write clearly articulated proposals, reports and correspondence

• Strong analytical, communication and problem-solving skills are required, along with the ability to identify and articulate potential problems and provide possible solutions in a concise and clear manner.

• Experience working with international development partners, international non-governmental organizations (INGOs) and donors (particularly UNHCR experience) is an asset.

• Willing to travel for program requirements

Personal characteristics

• Ethical Behaviour: Understanding ethical behaviour and practices and ensuring that one’s own behaviour and that of others conforms to these standards and aligns with the organization’s values.

• Établir des relations : Établir et maintenir des relations de travail positives, tant à l’interne qu’à l’externe, pour atteindre les objectifs organisationnels.

• Communiquer efficacement : Parler, écouter et écrire clairement en utilisant des outils et des techniques de communication appropriés et efficaces.

• Créativité/innovation : Développer de nouvelles façons uniques d’améliorer les opérations organisationnelles et de créer de nouvelles opportunités

• Favoriser le travail d’équipe : Travailler en coopération et efficacement avec les autres pour fixer des objectifs, résoudre des problèmes et prendre des décisions qui améliorent l’efficacité organisationnelle

• Influencer positivement les autres pour obtenir des résultats qui sont dans le meilleur intérêt de l’organisation.

• Prise de décision : Évaluer les situations pour déterminer l’importance, l’urgence et les risques, et prendre des décisions claires qui sont opportunes et dans le meilleur intérêt de l’organisation, comme autorisé

• Organisation : Établissez des priorités, élaborez un calendrier de travail, déployez les bonnes ressources et suivez les progrès vers l’atteinte des objectifs.

• Plan : Déterminer des stratégies pour faire avancer l’organisation, fixer des objectifs, créer et mettre en œuvre des plans d’action, et évaluer le processus et les résultats

• Assurer l’optimisation des ressources, c’est-à-dire le suivi du programme/projet

• Capacité à travailler dans un environnement difficile et avec un minimum de supervision