Assistant(e) informatique ‒ gestion des stocks et de la logistique

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, qui promeut la croissance économique et le progrès social à travers le continent. Elle compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2024-2033) et réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a identifié cinq domaines majeurs (High 5) dans lesquels elle entend intensifier ses interventions pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique, à savoir l’énergie, l’agro­industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

La Vice-présidence chargée de la technologie et des services institutionnels (TCVP) est responsable de la conception, de l’élaboration et de la fourniture de services institutionnels et de solutions de technologies de l’information efficaces et centrés sur les besoins des clients, afin de garantir une efficacité globale dans tous les aspects des services institutionnels de la Banque. Le Complexe joue le rôle de chef de file dans la formulation et la mise en œuvre des stratégies, des politiques, des mécanismes de contrôle et des approches de la Banque en ce qui concerne les systèmes des technologies de l’information, les applications logicielles ainsi que les systèmes de cybersécurité, de soutien et d’infrastructure des technologies de l’information. Le Complexe est également responsable de la gestion des biens immobiliers de la Banque, des achats institutionnels, des services linguistiques et de la continuité des activités.

LE DÉPARTEMENT/LA DIVISION QUI RECRUTE :

Le Département chargé de la gestion immobilière, des services généraux et des achats a essentiellement pour mission de superviser la passation des marchés de biens, de travaux, de services et de biens immobiliers d’une part, et de gérer les actifs de la Banque ainsi que les services institutionnels (voyages pour le compte de l’institution, logistique, services de restauration et de courrier, parc automobile), d’autre part. À cette fin, le Département formule et applique non seulement les politiques et règles en matière de passation de marchés, mais également les directives relatives à la gestion des installations et des services immobiliers. Il élabore également les politiques administratives et veille à leur application adéquate et efficace au sein de la Banque dans des domaines comme les communications, le transport, les voyages, la sécurité, la protection et la sûreté des personnes et des biens et de la Banque et en assume les fonctions connexes. Le Département est aussi responsable de la gestion des immobilisations de la Banque. Le Département chargé de la gestion immobilière, des services généraux et des achats comprend trois divisions : i) la division Exploitation et entretien ; ii) la division Achats institutionnels ; et iii) la division Services d’assistance.

La division Voyages au compte de l’institution et Services d’assistance est chargée de gérer les services de voyage, d’hôtellerie, de restauration et de logistique, ainsi que ceux liés à la gestion des stocks. Elle assure également l’élaboration des politiques et des lignes directrices opérationnelles pour la gestion des voyages, des stocks et de logistique au sein de la Banque. La Division effectue les achats de divers articles en stock et assure la réception des stocks et des immobilisations. Elle joue également le rôle de point de contact officiel entre la Banque et les fournisseurs. Il incombe également à la Division les responsabilités suivantes : i) appliquer les politiques de la Banque en matière de gestion des voyages et de la logistique, suivre l’application des règles et règlements régissant la gestion des voyages, des stocks et de la logistique, ii) assurer la gestion des relations avec les fournisseurs à travers la négociation de tarifs contractuels avec les compagnies aériennes, les hôtels, les transporteurs, les chargeurs, les agents de manutention et les prestataires de services, iii) promouvoir une philosophie axée sur la durabilité et la maîtrise des coûts à l’égard de toutes les parties prenantes afin de susciter une prise de conscience de l’engagement de la Banque de réduire son empreinte écologique, iv) élaborer et mettre en œuvre les procédures de gestion des stocks de la Banque dans le but de maîtriser les coûts, de réduire les dépenses et de rationaliser les stocks, v) améliorer l’efficacité des commandes, gérer les systèmes et l’environnement de contrôle liés aux transports aériens et terrestres, et vi) gérer les services de restauration, notamment le restaurant de la Banque. En outre, TCGS.3 assure le secrétariat du Comité des cessions.

LE POSTE :

Relevant du Chargé de la logistique et de la gestion des stocks sur le plan fonctionnel et du Chef de division en bout de chaîne, au sein de TCGS.3, l’Assistant(e) informatique en charge de la gestion des stocks et de la logistique aura pour mission d’aider à l’automatisation des processus de gestion des stocks et de la logistique pour la Banque, d’accélérer la livraison des biens de la Banque au siège, aux bureaux régionaux et aux bureaux pays, de rendre compte des performances des services de logistique et de gestion des stocks et de développer de nouvelles applications permettant d’améliorer la gestion de la logistique. Le/la titulaire du poste devra faire preuve d’une écoute active et d’une capacité à proposer des solutions pratiques susceptibles de résoudre les problèmes logistiques. Il/elle devra également faire preuve d’un grand sens de l’analyse et être capable de collecter, d’organiser, d’analyser et de diffuser des quantités importantes d’informations avec le souci du détail et de l’exactitude.

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la supervision du Chef de division, le/la titulaire du poste s’acquittera des fonctions suivantes :

1. Aider l’équipe à développer des flux de travail pour le contrôle des stocks et à améliorer les processus opérationnels relatifs à la gestion de la logistique. Émettre à partir du système informatique de contrôle des stocks les rapports requis par la Direction.

2. Aider au développement des applications qui facilitent l’intégration des données provenant d’autres plates-formes de gestion des finances, des transports terrestres, de l’expédition, du dédouanement, de la logistique et des stocks.

3. Aider à la gestion des importations et des exportations ainsi qu’à leur mise en entrepôt, conformément aux politiques de la Banque. Coordonner l’expédition d’articles de la Banque entre le Siège et les bureaux pays.

4. Assurer un suivi rigoureux et l’établissement de rapports précis sur tous les biens soumis à TCGS.3 pour l’exportation, à partir du moment où ils sont remis à TCGS.3 jusqu’à leur réception par les bureaux régionaux/pays. Contrôler le déroulement des opérations d’expédition et de manutention et signaler les retards/problèmes éventuels.

5. Préparer des rapports hebdomadaires, mensuels et trimestriels sur les stocks ainsi que des inventaires de stocks quotidiens (sur demande) afin de fournir à la Direction une visibilité sur les activités de logistique et de gestion des stocks.

6. Aider à la création et à la mise à jour de bases de données et de tableaux de bord des performances.

7. Assurer la mise en place des systèmes complets de comptabilité et d’établissement de rapports et veiller au bon fonctionnement des systèmes de contrôle interne et à la bonne tenue de tous les dossiers pertinents.

8. S’assurer de l’existence de systèmes standard appropriés dans les entrepôts, y compris les systèmes de suivi des colis, pour garantir un suivi en temps réel des produits expédiés grâce aux numéros AWB et aux codes de traçage.

9. Évaluer la disponibilité de l’espace et préparer des plans de stockage et de rangement avant l’élaboration des programmes et des plans d’urgence pour s’assurer que les immobilisations et les biens en transit de la Banque sont correctement stockés et protégés.

10. Travailler avec l’équipe chargée des assurances à la Banque afin de souscrire une assurance supplémentaire pour les actifs sensibles/de grande valeur qui ne sont pas entièrement assurés par l’expéditeur.

11. Prêter assistance aux équipes de la Banque en ce qui concerne le dédouanement en temps voulu et la réception de toutes les livraisons.

12. Assurer le suivi de la quantité et de la qualité des articles stockés.

13. Mener des contrôles physiques aléatoires réguliers des articles stockés et de l’inventaire.

14. Préparer des plans de chargement et s’assurer que les bordereaux d’expédition standard sont dûment remplis.

15. Programmer et assister aux réunions avec les départements utilisateurs pour discuter des questions de procédure et prendre note lors des réunions avec les parties prenantes internes et externes.

16. Coordonner les activités liées à l’expédition des effets personnels entre le Siège ou les bureaux extérieurs et différentes destinations.

17. Assurer la coordination avec les chargeurs, les transporteurs, les agents de douane, les autorités de fret portuaires et aéroportuaires pour une bonne exécution des livraisons de la Banque.

18. Aider le chargé de la logistique à contrôler l’exécution des contrats et les tendances en matière de dépenses liées à la logistique.

19. Réaliser des études de marché pour se tenir au courant des tendances du secteur. Identifier les possibilités qui s’offrent pour tirer parti de la technologie SMART et de l’intelligence artificielle (IA) afin d’optimiser les services de gestion de la logistique et des stocks de la Banque ‒ y compris l’utilisation d’applications de calcul des coûts en temps réel pour déterminer les coûts d’expédition et de manutention.

20. Aider à la mise en place de systèmes de contrôle afin de garantir le respect des politiques et procédures relatives à la gestion de la logistique et des stocks.

21. Suivre les indicateurs clés de performance (KPI) liés à la gestion de la logistique et des stocks et établir des rapports à ce sujet.

22. Fournir un appui aux autres assistants chargés du transport, de la logistique et de la gestion des stocks.

23. Effectuer d’autres tâches connexes qui lui seraient confiées par la Direction.

CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience, connaissances) :

1. Être titulaire d’au moins une licence dans les domaines suivants : Administration des affaires, gestion de la chaîne d’approvisionnement, logistique, ingénierie ou toute autre discipline connexe.

2. Justifier d’un minimum de six (6) années d’expérience dans les domaines suivants : gestion des services du transport et de la logistique, services de courrier, expédition et manutention, dédouanement, entreposage et gestion des stocks. Une expérience du secteur privé constituera un atout supplémentaire.

3. Démontrer sa capacité à développer des systèmes de suivi et à gérer de grands ensembles de données pour les activités logistiques.

4. Être capable de travailler de manière efficace dans un environnement matriciel à la fois en tant que chef d’équipe et membre d’équipe.

5. Être un communicateur efficace, démontrer de bonnes compétences pour le travail en équipe, être motivé par l’obtention de résultats et avoir le sens du service aux clients.

6. Avoir des compétences analytiques solides, faire preuve d’interdisciplinarité et être capable de travailler sous pression.

7. Être capable d’entretenir de bonnes relations avec les parties prenantes internes et externes et de trouver des solutions tangibles face aux contraintes rencontrées.

8. Être capable de communiquer efficacement (à l’écrit et l’oral) en anglais ou en français, avec une bonne connaissance de l’autre langue.

9. Maîtriser l’utilisation de logiciels dédiés à la gestion de la logistique et des stocks et des logiciels courants de MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et avoir une connaissance pratique des systèmes SAP.

LE PRÉSENT POSTE NE BÉNÉFICIE PAS DU STATUT INTERNATIONAL. LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME UN EMPLOYÉ RECRUTÉ LOCALEMENT ET NE BÉNÉFICIERA PAS DE CONDITIONS INTERNATIONALES D’EMPLOI).

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG(le lien envoie un courriel)