Assistante de direction

A PROPOS DE PLAN INTERNATIONAL BENIN

Nous sommes Plan International, qui travaille avec des enfants et des filles dans plus de 80 pays pour contribuer à créer un monde où nous sommes tous égaux. Notre structure comprend le centre mondial au Royaume-Uni, plus de 50 bureaux nationaux et leurs unités de programme, 4 centres régionaux et 4 bureaux de liaison. Nous avons 20 organisations membres nationales, qui sont des entités juridiques distinctes et ont le même objectif et la même stratégie mondiale.

Au cours des cinq prochaines années, toutes les entités de Plan International suivront cette stratégie mondiale actualisée, qui nous permettra d’atteindre trois objectifs principaux : un impact plus important, une plus grande légitimité et une meilleure durabilité. Au cœur de cette stratégie se trouve notre engagement envers les filles et les jeunes et notre détermination à nous concentrer encore davantage sur les jeunes. Pour y parvenir, nous nous appuierons sur les atouts acquis tout au long de notre riche histoire et sur notre stratégie actuelle, 100 millions de raisons. Nous voulons et devons nous appuyer sur nos atouts fondamentaux : notre indépendance, garantie par un modèle de financement diversifié et des normes éthiques concernant nos partenaires et la manière dont nous combinons notre travail d’influence et de programmation aux niveaux local, national et international.

Nous apportons des preuves et des voix locales aux problèmes mondiaux ; notre compréhension du changement au niveau local, en abordant les causes profondes avec les communautés et les partenaires locaux grâce à notre présence à long terme ; notre concentration sur les droits des filles grâce à une approche intersectionnelle et transformatrice de genre qui est basée sur notre compréhension des réalités vécues par les filles et sur la façon de travailler avec les garçons et les hommes pour parvenir à l'égalité pour les filles ; Nos campagnes audacieuses, de Because I am a Girl à notre campagne actuelle Girls Get Equal, ont été conçues en collaboration avec des filles et des jeunes et racontent leurs histoires, et notre identité mondiale est construite sur des réseaux de partenariat, des relations avec des institutions mondiales, des expériences interculturelles, une programmation mondiale et une influence enracinée localement.

La mission de Plan International est de lutter pour un monde plus juste qui promeut les droits des enfants et l'égalité des filles. Notre vision est celle d'une organisation où toutes les personnes, dans toute leur diversité, y compris leur identité raciale et ethnique, leur orientation sexuelle, se sentent en sécurité, respectées, incluses et valorisées.

Nous encourageons fortement les candidatures de femmes et de personnes marginalisées dans tous nos processus de recrutement .

OBJECTIF DU RÔLE

[Une déclaration concise, qui résume les principales raisons pour lesquelles ce rôle existe et qui énonce clairement le contexte du rôle. Comment ce rôle contribuera-t-il à créer un changement durable pour les enfants ?]

L'assistant exécutif (AE) coordonne les flux de communication vers et depuis l'équipe de direction du pays (CLT) et fournit un large éventail de services administratifs et de soutien exécutif à l'équipe de direction. Le titulaire du poste coordonne les réunions de gestion et autres événements et facilite le travail de l'équipe de direction composée du directeur du pays (CD) et des membres de la CLT. L'AE soutiendra le bon déroulement des travaux de la CLT et servira d'interface administrative entre le directeur du pays et les autres départements.

Dimensions du rôle

[Cette section fournit un résumé de la taille et de l'autorité du poste. Elle couvre la taille du budget détenu, le nombre de subordonnés directs, les autres parties prenantes clés qui peuvent en dépendre, le type de communication requis, la représentation externe impliquée et la portée du rôle.]

Le rôle principal de l'assistant exécutif (AE) est de gérer tout le protocole et les réunions du directeur de pays, de soutenir tous les programmes d'engagement externe du CD et des autres membres du CLT, de coordonner efficacement les réunions de gestion et d'assurer une distribution opportune, cohérente et uniforme des informations, y compris la formulation de recommandations et de suggestions judicieuses, au directeur de pays et à l'équipe de direction afin d'éclairer le processus de prise de décision.

L'AE doit être très pragmatique, proactive et communiquer de manière stratégique avec les visiteurs externes pour donner une image appropriée de l'organisation. Elle/il sera responsable de la gestion des voyages de tous les visiteurs externes et du personnel en déplacement à l'extérieur, ainsi que des voyages internes du CD sur le terrain, et veillera à ce que tous les ordres de mission soient correctement contrôlés et suivis. Elle/il assurera une reddition de comptes efficace au superviseur par un suivi régulier des tâches et des tâches des autres membres du CLT demandées par le CD. Elle gère toutes les situations dans le respect des procédures/règles en vigueur mais demande conseil au superviseur pour toutes les situations où des solutions claires ne sont pas définies.

L'AE ne gère pas directement une équipe, mais il/elle est censé établir et entretenir de solides relations de travail avec le personnel d'autres départements et bureaux du Plan.

Elle ne dispose d’aucune autonomie en matière de dépenses.

Responsabilités

[Cette section est essentielle pour clarifier les attentes du poste, fournir le cadre de ses relations avec les collègues et fournir des domaines de responsabilité par rapport auxquels les performances peuvent être gérées.

Cela doit inclure une série de brèves déclarations qui définissent les résultats finaux requis. Par exemple, conduire, contribuer, identifier, gérer, être responsable de, conseiller/encadrer, construire, développer, fournir, diriger, superviser, établir, participer, etc.

Les énoncés doivent idéalement être formulés de manière à susciter des réflexions sur la mesure. Par exemple, il est préférable d'énoncer quelque chose comme « atteindre les normes de maintenance » plutôt que « entreprendre la maintenance ». Le premier terme conduit à une mesure par rapport aux normes de maintenance.]

Responsabilités typiques

Indices de réussite

1. Soutien administratif général

1.1-Surveille et suit toutes les correspondances pour les bureaux du CD.

1.2-Suivre les commentaires et annotations du CD sur les correspondances et rappeler aux collègues les mesures à prendre, le cas échéant.

1.3-Assurer un système de référencement unique pour le courrier et les correspondances OUT.

1.4-Gérer l'adresse e-mail officielle de Plan Int Bénin et orienter les courriers vers les destinataires en conséquence.

Les correspondances et autres documents du CD sont préparés selon la pertinence et la demande.

Les correspondances sont suivies selon les instructions du CD.

Les lettres sont dans le format de référence requis pour un suivi facile.

Les courriers sont régulièrement vérifiés et acheminés selon les besoins.

2. Gestion du bureau du CD

2.1-Gérer les appels téléphoniques destinés au CD et gérer les correspondances vers et depuis le bureau du CD.

2.2-Rédiger l'horaire mensuel du CD et mettre à jour son agenda hebdomadaire.

2.3-Maintenir l'horaire des rendez-vous du CD et assurer le suivi approprié.

2.4-Gérer et maintenir la planification des voyages du CD et assurer le soutien logistique approprié.

Les appels téléphoniques et les correspondances adressées au CD sont gérés de manière appropriée.

Les planifications mensuelles et hebdomadaires des CD sont rédigées et distribuées selon les besoins.

Tous les rendez-vous sont organisés et gérés, garantissant ainsi l'absence de conflits d'horaires.

Le programme de voyage du CD est surveillé et une diligence raisonnable est effectuée pour assurer un voyage dans de bonnes conditions.

3. Administration de l'équipe de direction et engagements externes

3.1-Préparer et surveiller les budgets pour les frais de fonctionnement du CD au bureau et à la maison.

S'assurer que les services demandés au bureau/à la maison du CD sont fournis.

3.2 - Suivi des livrables des membres du CLT ou d'autres collègues, à la demande du directeur du pays.

3.3-Planifier et mettre à jour le calendrier annuel des réunions du CLT.

3.4-Coordonner et assister aux réunions et événements de l'équipe de direction, notamment aux réunions CLT et ECLT.

3.5-Prendre des notes, préparer les procès-verbaux et mettre à jour le tableau de suivi des décisions, en veillant à ce que les membres concernés de l'équipe produisent des mises à jour régulières.

3.6- Soutenir le CD dans la planification de toutes les réunions d'engagement externe, depuis la planification des documents et du protocole jusqu'aux communications et au suivi réguliers.

Les plans du projet pour le bureau et la maison du CD sont préparés, suivis et mis à jour sur une base trimestrielle ou lorsque cela est nécessaire.

Tous les services demandés au bureau/à la maison de CD sont fournis avec diligence dans le respect des normes et des procédures.

Un rappel automatique des tâches et des délais est effectué aux équipes de direction.

Les plans annuels sont préparés et mis à jour sur une base trimestrielle et communiqués aux membres de l'équipe

Les réunions des équipes de direction sont organisées conformément à des chartes convenues.

Les notes, les procès-verbaux et les plans d’action des réunions sont pris, mis à jour et distribués aux personnes et au public concernés dans les délais convenus.

Toutes les visites externes du CD à l'intérieur et à l'extérieur du bureau sont correctement surveillées et organisées.

4. Gestion des visites/réunions/événements internationaux, coordination et suivi

4.1- Planifier et coordonner toutes les visites dans le pays aux invités, assurer une logistique appropriée et des notifications aux responsables/administrateurs pour les rendez-vous selon les besoins

4.2-Gérer et coordonner les réunions/événements régionaux ou internationaux qui se tiendront au Bénin, en collaboration avec la CO-administration et le point focal de l'événement de la réunion.

4.3-Collecter, compiler et partager les données de déplacement du personnel avec l’ensemble du personnel.

Compiler et partager avec le coordinateur administratif les informations sur les visites des non/sponsors/équipes médias et les déplacements du personnel hors de la région.

Toutes les visites d’invités autorisés par le CLT ou recommandés par le RO/NO/IH au Bénin sont correctement organisées/coordonnées et suivies.

Toutes les exigences logistiques, administratives et sécuritaires sont mises en place pour soutenir les réunions/événements régionaux ou internationaux accueillis par Plan Bénin.

Les données relatives aux déplacements du personnel sont disponibles et partagées avec le personnel dans les délais convenus.

Les voyages hors région et les visites des invités dans le pays sont compilés et partagés avec le personnel.

5-Soutenir la communication interne, le processus d'apprentissage et le partage de bonnes pratiques

5.1- Fournir un soutien aux autres départements en matière de communication sur leurs réalisations.

Le soutien est apporté aux collègues quel que soit leur service

• Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International en matière de protection de l'enfance (CPP) et d'égalité des sexes et d'inclusion (GEI) soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre pertinentes applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, sans s'y limiter, s'assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International (CoC), leur pertinence par rapport à leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément aux procédures appropriées.

GÉRER LES PROBLÈMES

• Organiser et coordonner différentes réunions de gestion et de programme. L'équipe de gestion principale et l'équipe de gestion élargie traitent d'un large éventail de questions. Veiller à ce que les décisions/recommandations de la direction soient correctement prises en compte nécessite une connaissance et un intérêt pour la variété des questions qui préoccupent la direction, en plus de la capacité d'examiner et de consolider une grande quantité d'informations dans des documents d'information et des notes succincts, afin d'identifier les problèmes et de recommander des solutions à la direction.

• Gérer les priorités conflictuelles. L'assistant exécutif sera une ressource partagée entre l'équipe de direction (équipe de direction principale) et les équipes de gestion (équipe de direction externe) et devra être capable de gérer les demandes de ces équipes. Il/elle devra être prêt(e) à sortir de sa zone de confort pour assumer de nouvelles responsabilités.

• Créer et entretenir des relations complexes. L’un des défis de l’assistant exécutif sera sa capacité à gagner et à mériter la confiance des cadres supérieurs et des équipes et à établir de solides relations professionnelles avec les conseillers techniques et l’équipe du programme pays dans son ensemble.

COMMUNICATION ET RELATIONS DE TRAVAIL :

[Cette section fait référence aux personnes à l'intérieur et/ou à l'extérieur de l'organisation avec lesquelles le titulaire du poste doit avoir des contacts, et pourquoi. Cela doit inclure une présence virtuelle.]

Equipe/Poste

But

CD

Assurer le suivi des livrables des membres du CMT ou d'autres collègues, à la demande du directeur du pays

Maintenir le calendrier des rendez-vous du CD et en assurer le suivi

Gérer les appels téléphoniques destinés à CD et gérer les correspondances selon les besoins

Gérer la correspondance vers/depuis le bureau du CD

Noyau CLT

Organiser et coordonner les réunions du Core CMT et assurer la distribution en temps opportun des procès-verbaux, des notes et des listes de suivi des actions.

Réceptionniste à CO

Gérer et suivre les correspondances entrantes et sortantes.

Assurer les services de restauration lors des réunions des équipes exécutives et de gestion au CO

Gérer et acheminer les appels téléphoniques vers le secrétariat du CD

Assurer le suivi des communications entre Plan International Bénin et les partenaires

Régional et international

Visiteurs

Coordonner la logistique et l'administratif

soutien aux visites

Événements régionaux et internationaux

Coordonner la logistique et le soutien administratif aux réunions/événements régionaux

Conseillers techniques

Réviser et finaliser diverses correspondances ou documents destinés à la signature de CD ou à des partenaires

Pour organiser la réunion du CD en demandant leur participation

Synchroniser les réunions de direction et le calendrier de l'équipe de direction avec le portefeuille de réunions et le calendrier de l'équipe du programme et s'assurer qu'il n'y a pas de conflits

Assistante administrative/VIH

Pour examiner et soumettre des correspondances à

projet

Signature de CD

Assurer un bon suivi des documents ou contrats en provenance/à destination des partenaires de mise en œuvre du projet

Coordonnateurs du projet

(Subventions importantes)

Assurer le suivi des livrables demandés aux coordinateurs de projet

Coordonner les réunions du CD et le soutien aux projets.

Moyen

Expertise technique, compétences et connaissances

[Cette section détaille les compétences, les connaissances et l’expertise dont le titulaire du poste devra faire preuve pour bien faire son travail.

Cela devrait inclure des niveaux clairs d’expertise technique et de compétences qui soutiennent notre travail aux niveaux national, international et mondial.]

Essentiel

• Connaissance des principes, méthodes et procédures de gestion de bureau.

• Connaissance des techniques de tri/classement et des politiques et calendriers de conservation des dossiers pour maintenir des dossiers précis.

• Capacité à hiérarchiser les tâches et les matériaux de base pour garantir leur achèvement dans les délais établis et dans les délais prévus

• Capacité à travailler sous la pression d’une lourde charge de travail et/ou de délais courts lors de l’exécution des tâches.

• Capacité à prendre des initiatives, à travailler de manière autonome et à mener à bien des projets sans instructions détaillées.

• Capacité à faire preuve de souplesse pour s'adapter aux changements de priorités, de tâches et autres interruptions qui peuvent avoir un impact sur les délais préétablis pour l'achèvement des tâches

• Capacité à maintenir la confidentialité des informations sensibles et confidentielles (par exemple, les questions liées au personnel, les projets)

• Capacité à faire preuve de discrétion et de diplomatie pour répondre par écrit aux besoins, aux problèmes ou aux préoccupations des autres

• Capacité à interpréter et à expliquer les politiques, les procédures, les règles et/ou les règlements aux employés du ministère, au public, aux fournisseurs et aux autres agences de l’État.

Souhaitable

• Compétences rédactionnelles,

• Compétences en matière de rapports,

• Gestion de l'approvisionnement,

• Planification, gestion du temps et organisation,

• Compétences Microsoft Office

• Communication verbale

ENVIRONNEMENT PHYSIQUE ET EXIGENCES

Les assistants de direction disposent généralement de leur propre poste de travail informatique et d'au moins un téléphone sur leur bureau. Ils partagent rarement ces postes de travail avec d'autres employés de l'entreprise.

Les bureaux dans lesquels travaillent les assistants de direction sont généralement des environnements calmes et peu stressants. Cependant, ces lieux de travail peuvent devenir plus stressants à certains moments, par exemple à l'approche des échéances ou pendant la période des impôts.

Le rôle exige de communiquer en personne avec divers membres du personnel, clients de l’entreprise et autres visiteurs de l’entreprise.

Niveau de contact avec les enfants et PROTECTION DES ENFANTS ET DES JEUNES

[Veuillez supprimer la mention inutile]

Contact intermédiaire : interaction occasionnelle avec les enfants

Les valeurs de Plan International mises en pratique

Nous sommes ouverts et responsables

• Favorise une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs.

• Se considère comme responsable, ainsi que les autres, d’atteindre les normes d’intégrité les plus élevées.

• Cohérent et équitable dans le traitement des personnes.

• Ouvert à propos de ses erreurs et désireux d’en tirer des leçons.

• Responsable de veiller à ce que nous soyons une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes

Nous nous efforçons d'avoir un impact durable

• Articule un objectif clair pour le personnel et définit des attentes élevées.

• Crée un climat d'amélioration continue, ouvert aux défis et aux nouvelles idées.

• Concentre les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en s’adaptant aux priorités modifiées ou aux crises.

• Fondé sur des preuves et évalue l’efficacité.

Nous travaillons bien ensemble

• Recherche des résultats constructifs, écoute les autres, est prêt à faire des compromis lorsque cela est approprié.

• Établit des relations constructives au sein de Plan International pour soutenir nos objectifs communs.

• Développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.

• S’engage et travaille bien avec d’autres personnes à l’extérieur de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et responsabilisants

• Recherche des résultats constructifs, écoute les autres, est prêt à faire des compromis lorsque cela est approprié.

• Établit des relations constructives au sein de Plan International pour soutenir nos objectifs communs.

• Développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.

• S’engage et travaille bien avec d’autres personnes à l’extérieur de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.