| Avis de recrutement
SENIOR FINANCE OFFICER
Réf du poste: FINANCE/SFO/45/2023
Concern Worldwide est une ONG humanitaire internationale basée en Irlande dédiée à la réduction de la souffrance et l'élimination de l'extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. Concern vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu de Concern.
Concern offre des chances égales d’emploi à tous – Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Concern a un Code de Conduite (CCoC) avec trois politiques connexes : la Politique de Protection des Participants aux Programmes (P4), la Politique de Protection de l’Enfant et la Politique contre la Traite des Personnes. Ces documents ont été développés pour assurer la protection maximale des participants aux programmes contre l’exploitation, et clarifier les responsabilités du personnel, des consultants, des visiteurs aux programmes et des organisations partenaires de Concern ainsi que les normes de conduite attendues d’eux. Dans ce contexte, le personnel de Concern a la responsabilité envers l’organisation de s’efforcer à atteindre et à maintenir les plus hauts standards dans la conduite quotidienne de son travail conformément aux valeurs fondamentales et à la mission de Concern. Tout candidat à qui l’on offre un emploi chez Concern Worldwide devra signer le Code de Conduite et les politiques connexes comme annexes de leur contrat de travail. En signant le Code de Conduite de Concern, les candidats confirment qu’ils ont compris le contenu du Code de Conduite de Concern et des politiques connexes et qu’ils acceptent de se comporter conformément aux dispositions de ces politiques. En outre, Concern s’engage au Safeguarding et à la protection des adultes et enfants vulnérables dans notre travail. Nous ferons tout notre possible pour veiller à ce que seules les personnes aptes à travailler ou à faire du bénévolat auprès des adultes et des enfants vulnérables soient recrutées par nous pour de tels rôles. Subséquemment, le travail ou le bénévolat avec Concern est soumis à une séries de vérifications et d’enquêtes, y compris la vérification des antécédents criminels des candidats et volontaires.
Pour mettre en œuvre et développer les programmes ambitieux et motivants de Concern,
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Nous cherchons :
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Un (e) Senior Finance Officer
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Lieu :
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Basé(e) à Tahoua
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Superviseur :
Personnel sous sa supervision :
Superviseur Technique :
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Coordinateur de Base
Assistante Financière
Country Financial Controller/Le partnership Programme Finance Manager (PPFM)
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Grade :
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6
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Durée du contrat :
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12 mois avec possibilité de renouvellement
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Autres Avantages :
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Couverture médicale, prime de transport, prime de tabaski/Prime de ramadan/Prime scolaire, et autres avantages.
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- Rôle principal :
Sous la responsabilité du Partnership Programme Finance Manager Country et Financial Controller, le /la Senior Finance Officer sera en charge des activités comptables et financières de clôture globale du mois ainsi que de certaines activités quotidiennes. Toutes ces activités seront exécutées en conformité avec les politiques et procédures générales de Concern. La charge de travail sera aussi de superviser les Assistants/es Financiers /ères de Tahoua et surtout d’apporter un appui aux équipes programmes et administratives de Tahoua. Il ou elle travaillera en étroite collaboration avec le CFC, le PPFM, le Base Coordinator et les responsables des projets
Tâches et responsabilités principaux:
Gestion comptable / Trésorerie
- Vérifier tous les documents avant qu’ils soient approuvés et payés afin de se rassurer que la codification est correcte, que les pièces comptables sont pertinentes, conformes au niveau d’autorité approuvée et aux autres procédures de Concern ;
- Faire la vérification des documents comptables en conformité avec les fichiers électroniques du cash et Bank books de Tahoua et aussi des procédures en place à la fin de chaque mois;
- Procéder au control hebdomadaire et mensuel de la caisse de Tahoua
- Superviser l’élaboration des états de rapprochements bancaires de Tahoua
- Faire la vérification des livres de banque et de caisse avec les budgets et le plan comptable afin de s'assurer qu'ils sont exacts, précis et prêts pour l’importation et la saisie dans le système de comptabilité;
- Elaborer les journaux autres que la caisse et la banque, s’assurer que les pièces comptables y relatives sont constitués et correctement codifiées et archivées.
- Transmettre les différents journaux, ainsi que les copies signées des procès-verbaux de toutes les caisses et Safe, les réconciliations bancaires/ relevés bancaires PPFM et CFC pour l’élaboration des managements Accounts mensuels.
- S’assurer que tous les documents comptables de Tahoua sont corrects et bien archivés pour toute utilisation future.
- Se rassurer que tous les autres contrôles internes sont en place à Tahoua et tenir informé le Country Financial Controller des irrégularités constatées ;
- S’assurer que les feedbacks sur les différents journaux sont pris en compte et les corrections apportées dans les journaux appropriés par ses collaborateurs/ trices.
- Préparer le Cash-Flow request en collaboration avec les responsables budgétaires afin de le soumettre à l’équipe de Niamey.
- S’assurer de transmettre les demandes de fonds à temps et s’assurer de la bonne gestion des fonds de la base de Tahoua
- Faire mensuellement le rapprochement des comptes de bilan.
Systèmes Financiers
- Appuyer les responsables de programmes et de support lors de la préparation et révision des budgets et les conseiller pendant l’exécution,
- Aide les responsables de budgets et procéder à d’éventuelles corrections sur base des feedbacks reçus;
- Organiser des réunions de suivi mensuel des budgets avec les responsables budgétaires et transmettre les observations au PPFM/CFC.
- Préparer la demande de liquidité mensuelle (monthly fund request) en collaboration avec les responsables budgétaires au plus tard le 20 du mois en cours pour le mois suivant ;
- S’assurer du niveau de liquidité au niveau de la banque est traiter à temps les demandes de fonds pour le fonctionnement et la mise en œuvre des activités,
- Faire le suivi des timesheet et s’assurer que tous les staffs ont déposé leur timesheet. S’assurer de l’archivage des timesheet.
Autres tâches – spécifiques et recevabilité
- Audits (de fin d’année et spécifiques) - coordonner la présentation de tous les justificatifs des opérations financières, demandés par les auditeurs et fournir un appui au personnel de Concern lors des visites de contrôle; Apporter son appui pour les audits internes du siège et du comptable Régional.
- Les partenaires : s'assurer que les évaluations financières (CILPAT) de tous les partenaires de Tahoua sont effectuées en temps opportun, s’assurer qu’une formation est donnée pour remédier à toutes les faiblesses identifiées dans le secteur; recevoir les rapports financiers et préparer des revues connexes pour le système de comptabilité;
- Visites sur le terrain - procéder à un appui des bureaux terrains et à des visites de vérification au moins une fois tous les mois pour s'assurer que les contrôles financiers et autres contrôles clés fonctionnent efficacement et rédiger un rapport de chaque mission résumant les conclusions et éventuellement les points faibles identifiés.
- Induction : procéder à des orientations pour le département des Finances à l’attention de nouveaux staff finance ou programme et des responsables de budget;
- Fiscalité – S’assurer que les déclarations des retenues fiscales (IUTS, IBC, retenues à la sources, TVA…) et sociales (CNSS) ont été correctement faites et payés à temps afin d’éviter des pénalités.
- Immobilisations : En liaison avec l'administration et la logistique, assurer une bonne gestion, le suivi et l'enregistrement des immobilisations. Participer à l’inventaire physique organiser par la logistique.
- Approvisionnement : Participer comme membre du comité ou panel d’achat pour les achats effectués à Tahoua en respect des procédures d’achats en vigueur
- Coordination :
- Participer aux réunions du bureau de Tahoua, et contribuer aux réunions de l'équipe des finances.
- S'assurer, avec l'ensemble du personnel de Tahoua, que toutes les activités sont mises en œuvre et gérées de manière transparente et participative et conformément aux politiques et procédures de Concern Worldwide.
- Participer à l’élaboration des rapports financiers aux
- Participer au Processus de révision budgétaire BR
- Participer à la mise à jour des procédures comptables et financières ;
- S’assurer que le staff finance sous sa supervision comprends bien le manuel de procédures financières apporte son appui.
En dehors de taches décrites ci-haut, le Responsable de ce poste pourra être demandé de :
- Changer temporairement de lieu d’affectation suivant les exigences du programme pour une couverture de poste au cas nécessaire.
- Participer aux formations et ateliers organisés identifiés par le supérieur hiérarchique.
- Maintenir la confidentialité de toutes les informations acquises à l’occasion de l’exercice de ses fonctions et responsabilités, soit par des collègues ou concernant toute autre activité menée par Concern en général, qui n'ont pas encore été rendu public par la Direction.
- Participer activement aux exercices collectifs tels que la préparation ou les mises à jour du plan de la Préparation pour une Réponse d’Urgence Efficace (PEER), du Plan de Gestion de la Sécurité (SMP) et des autres initiatives
- Participer dans les interventions humanitaires d’urgence de Concern à la demande du supérieur hiérarchique.
- Contribuer á la redevabilité de Concern, y compris l’apprentissage organisationnel et personnel, le partage d’informations selon la Stratégie d’Information au Niger, la mise-en-place et gestion d’un mécanisme des plaintes efficace, la promotion de la participation des bénéficiaires au programme ainsi que des engagements de Concern au HAP (Partenariat pour la Redevabilité Humanitaire)
- Adhérer complètement aux engagements et règlements établis dans la Politique de Protection des Participantes aux Programmes et le Code de Conduite (P4 et CdeC), y compris le respect de confidentialité
- Dénoncer au supérieur hiérarchique approprié, toute violation au Code de Conduite et a la P4; cette tâche est une obligation de tout un chacun
- Exécuter toute autre tâche pertinente et raisonnable à la demande du supérieur hiérarchique
QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES :
Essentielles:
- Diplôme universitaire en Comptabilité : Licence/Master ou maitrise (Bac + 4) en Gestion financière ou en Administration des Affaires ou tout autre diplôme équivalent ;
- Connaissances approfondies en Comptabilité acquises pendant au moins 5 ans d'expérience de travail dans une fonction similaire avec une ONG ou organisation internationale;
- Connaissance des politiques et procédures financières des bailleurs : ECHO, UNICEF, UE …;
- Connaissance des politiques et règlements gouvernementaux sur la gestion financière et la fiscalité;
- Compétences et connaissances des systèmes de comptabilité;
- Expérience de la formation, d'initiation et de soutien pour le personnel des finances et le personnel des autres départements;
- Parfaite connaissance du Français et anglais;
- Connaissances opérationnelles du Microsoft Office (Word et Excel) et compétences dans l’usage d’E-mail;
- Capable de travailler indépendamment et de prendre et proposer des initiatives ;
- Flexibilité sur les horaires et jours de travail, et volonté d’effectuer des voyages professionnels à travers le Niger.
- Capacité de garder la plus grande discrétion et confidentialité ;
- Honnêteté, motivation et rigueur dans le travail.
Souhaitable:
- Apte à l’apprentissage de nouvelles méthodes ;
- Capacité de mettre en œuvre les politiques et procédures de Concern en vue d’assurer un support efficace et efficient à l’accomplissement de l’objectif de l’organisation ;
- Bonne aptitude interpersonnelle, organisationnelle et de gestion du temps
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