Admin finance officer

Avis de recrutement

Admin Finance Officer

Réf du poste: FIN/AFO/45/2023

Concern Worldwide est une ONG humanitaire internationale basée en Irlande dédiée à la réduction de la souffrance et l'élimination de l'extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. Concern vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu de Concern.

Concern offre des chances égales d’emploi à tous – Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Concern a un Code de Conduite (CCoC) avec trois politiques connexes : la Politique de Protection des Participants aux Programmes (P4), la Politique de Protection de l’Enfant et la Politique contre la Traite des Personnes. Ces documents ont été développés pour assurer la protection maximale des participants aux programmes contre l’exploitation, et clarifier les responsabilités du personnel, des consultants, des visiteurs aux programmes et des organisations partenaires de Concern ainsi que les normes de conduite attendues d’eux. Dans ce contexte, le personnel de Concern a la responsabilité envers l’organisation de s’efforcer à atteindre et à maintenir les plus hauts standards dans la conduite quotidienne de son travail conformément aux valeurs fondamentales et à la mission de Concern. Tout candidat à qui l’on offre un emploi chez Concern Worldwide devra signer le Code de Conduite et les politiques connexes comme annexes de leur contrat de travail. En signant le Code de Conduite de Concern, les candidats confirment qu’ils ont compris le contenu du Code de Conduite de Concern et des politiques connexes et qu’ils acceptent de se comporter conformément aux dispositions de ces politiques. En outre, Concern s’engage au Safeguarding et à la protection des adultes et enfants vulnérables dans notre travail. Nous ferons tout notre possible pour veiller à ce que seules les personnes aptes à travailler ou à faire du bénévolat auprès des adultes et des enfants vulnérables soient recrutées par nous pour de tels rôles. Subséquemment, le travail ou le bénévolat avec Concern est soumis à une séries de vérifications et d’enquêtes, y compris la vérification des antécédents criminels des candidats et volontaires.

Pour mettre en œuvre et développer les programmes ambitieux et motivants de Concern,

I. Rôle principal :

Sous la responsabilité de l’Administrateur de base de Diffa, l’Admin Finance Officer sera en charge des activités comptables et financières de Diffa ainsi que le suivi des activités d’administration/RH.  Mais aussi, il (ou elle) appuiera les programmes dans leurs activités quotidiennes. Il ou elle s’assurera que tous les paiements faits respectent toutes les procédures de Concern Worldwide et gérera la petite caisse selon les procédures mises en place.

II. Tâches et responsabilités principales :

Les responsabilités spécifiques pour ce poste sont les suivantes:

Gestion comptable

• Aider à vérifier tous les documents avant qu’ils soient payés afin de se rassurer de leur exactitude, véracité et conformité aux procédures ;
• Effectuer les paiements en cash sur base des documents validés par les responsables budgétaires appropriés, y compris les avances sur salaire validées par le CD.
• Aider à faire la vérification des documents comptables de Diffa en conformité avec les fichiers électroniques du cash; et aussi des procédures en place à la fin de chaque mois;
• S’assurer que tous les autres contrôles internes sont en place et tenir informé le CFC des irrégularités constatées ;
• Passer en revue le manuel de finances pour la compréhension des politiques et des procédures de finances ;
• Responsable de l’archivage
• Aider à toutes autres tâches relatives à la comptabilité du pays
• Aider dans la préparation des audits et vérifications financières ;
• Effectuer la réconciliation bancaire mensuelle.
• S’assurer du niveau de liquidité du Coffre et transmettre à temps les demandes de fonds pour le fonctionnement et la mise en œuvre des activités
• Suivre tous les aspects fiscaux et sociaux, s’assurer du respect des lois fiscales et sociales et du paiement des taxes dans les délais.

Systèmes Financiers

• Appuyer les responsables de programme lors de la préparation et révision des budgets et les conseiller pendant l’exécution,
• Aider à préparer les demandes de liquidités mensuelles en collaboration avec les responsables des budgets
• Faire le suivi des floats
• Apporter son appui dans la préparation du rapport mensuel financier et pièces justificatives à soumettre au Contrôleur Financier à la fin du chaque mois (après autorisation)

La paie

• Aider à faire le suivi des fiches de temps (time sheet) de tous les staffs
• Faire le traitement des salaires de la base de Diffa sur le logiciel Homère ;
• Réconcilier sur une base mensuelle le montant total des salaires approuvé au montant réellement payé et informer le CFC des cas des agents non payés dans le mois ou de toute autre erreur survenue lors du paiement de salaires.
• Suivre que les déclarations de l’ITS et de la CNSS sont établies en conformité avec la fiche de paie et que le paiement est fait dans les délais requis par la législation;

Archivage et Admin

• Assurer l’archivage des factures et autres documents comptables
• Archivage des dossiers du Personnel de la base de Diffa
• Assurer que les documents justificatifs de tous paiements sont rangés de manière ordonnée et sécurisée, et qu’ils sont transmis à la coordination mensuellement ou avant selon les nécessités
• Participer dans la préparation des audits et veiller au mouvement des documents
• Assurer que les formulaires usuels finance (demande de paiement, demande de float, demande de per diem, etc.) et Admin (demande de congé, etc.) sont imprimés, disponibles et accessibles par l’ensemble du personnel
• Collecter les demandes validées des congés du personnel de Diffa et autres infos salaires, et les transmettre à la senior RH Admin Officer de Niamey pour prise en compte dans les informations salariales
• Apporter un appui aux processus locaux de recrutement tel que délégué par le RH Admin Manager
• Collecter les données relatives aux dossiers du personnel selon les nécessités, en coordination avec la senior HR Admin Officer de Niamey
• Assurer la liaison entre le personnel et la compagnie d’assurance maladie, y compris ses structures conventionnées, en coordination avec l’administrateur de base de Diffa et le RH Admin Manager basé à Niamey.
• Suivre les factures d’eau et d’électricité, et assurer qu’elles sont payées à temps.
• Faire le suivi du contrat de bail, collecter les factures du loyer et les soumettre l’administrateur de base de Diffa pour des actions appropriées en coordination avec l’Administration à Niamey.

Autres taches – générale

En dehors de ses tâches et responsabilités mentionnées ci haut, l’Admin Finance Officer pourrait être demandé à :

• Changer temporairement de lieu d’affectation suivant les exigences du programme pour une couverture de poste au cas nécessaire.
• Participer aux formations et ateliers organisés identifiés par le supérieur hiérarchique.
• Procéder à des orientations pour le Département des Finances à l’attention de nouveaux gestionnaires responsables de budget ou au sein du secteur;
• En liaison avec l'administration et la logistique, assurer une bonne gestion, le suivi et l'enregistrement des immobilisations ;
• Maintenir la confidentialité de toutes les informations acquises à l’occasion de l’exercice de ses fonctions et responsabilités, soit par des collègues ou concernant toute autre activité menée par Concern en général, qui n'ont pas encore été rendu public par la Direction.
• Participer activement aux exercices collectifs tels que la préparation ou les mises à jour du plan de la Préparation pour une Réponse d’Urgence Efficace (PEER), du Plan de Gestion de la Sécurité (SMP) et des autres initiatives
• Participer dans les interventions humanitaires d’urgence de Concern à la demande du supérieur hiérarchique.
• Suivre toutes les politiques, procédures et directives en vigueur ou futures mises en place par Concern et assurer que tous les membres de l’équipe sous sa supervision (le cas échéant) font pareil.
• Exécuter toute autre tâche pertinente et raisonnable à la demande du supérieur hiérarchique comme fait l’intérim pendant les périodes d'absence ou de congé annuel.

QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES :

Essentielles:

• Diplôme universitaire en Comptabilité ; Gestion financière ou en Administration des Affaires est souhaitable ;
• Titulaire ou équivalent, constitue un plus;

Souhaitable :

• Connaissances approfondies en Comptabilité acquises pendant au moins 2 ans d'expérience de travail dans une fonction similaire avec une ONG;
• Connaissance des politiques et procédures financières des bailleurs;
• Connaissance des politiques et règlements gouvernementaux sur la gestion financière et la fiscalité;
• Compétences et connaissances des systèmes de comptabilité;
• Expérience de la formation, d'initiation et de soutien pour le personnel des finances et le personnel des autres départements;
• Parfaite connaissance du Français et anglais;
• Connaissances opérationnelles du Microsoft Office (Word et Excel) et compétences dans l’usage d’e-mail;
• Capable de travailler indépendamment et de prendre et proposer des initiatives ;
• Compétence sur l’utilisation du logiciel Homère
• Capacité de mettre en œuvre les politiques et procédures de Concern en vue d’assurer un support efficace et efficient à accomplissement de l’objectif de l’organisation ;
• Bonne aptitude interpersonnelle, organisationnelle et de gestion du temps;
• Bonne aptitude de gestion du personnel, Compréhension des autres,
• Capacité de garder la plus grande discrétion et confidentialité ;
• Empathie avec les objectifs de Concern et engagement envers le renforcement des capacités, la responsabilité, la participation et l’égalité du genre.

Dépôt et composition des dossiers de candidature:

Les dossiers comportant un CV détaillé d’un maximum de 4 pages avec les références du / de la  candidat (e), une lettre de motivation, et une copie de la carte ANPE devront parvenir par courrier électronique à l’adresse suivante : Niger.hr@concern.net au plus tard le 16/10/2023 à 12H00.

Veuillez mettre comme sujet de messagerie la référence du poste : Réf du poste: FIN/AFO/45/2023

NB : Les dossiers de recrutement ne comportant pas la référence du poste ne seront pas étudiés

Concern est un employeur qui promeut l’égalité des opportunités et met en œuvre une procédure de recrutement équitable et transparente. La procédure est ouverte à tous les candidats qui pensent qu'ils répondent aux exigences du poste. Aucun employé ou individu à Concern n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l'échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d'un traitement préférentiel dans le processus de recrutement. Ceci est contre la politique de Concern et si vous êtes approché par un membre du personnel pour de l'argent ou des faveurs, ou si vous êtes empêché de quelque façon à faire partie du processus, prière de bien vouloir porter votre plainte auprès du CD, ou à quelqu'un d'autre en qui vous avez confiance.